Είσαι δραστήριος επαγγελματίας, κρατάς σημειώσεις, στέλνεις και δέχεσαι καθημερινά πολλά fax, ωστόσο κάποια στιγμή συνειδητοποιείς ότι το γραφείο σου έχει γεμίσει έγγραφα που είναι δύσκολο πλέον να αρχειοθετηθούν. Μπορείς να κάνεις τη ζωή σου πιο εύκολη, να ξεφορτωθείς όλα αυτά τα post-it που έχουν κατακλύσει το γραφείο σου και την οθόνη του υπολογιστή σου, και να αρχίσεις να χρησιμοποιείς την τεχνολογία για να αρχειοθετείς σημαντικά επαγγελματικά έγγραφα και να κρατάς σημειώσεις, να ρυθμίζεις υπενθυμίσεις και να καταχωρείς επαφές με το πάτημα ενός κουμπιού. Μπορείς να τα κάνεις όλα αυτά αρκεί να χρησιμοποιήσεις τα κατάλληλα gadgets!
Ξεκινώντας από τα βασικά
Αν είσαι επαγγελματίας σίγουρα θα θέλεις να κάνεις τη δουλειά σου πιο εύκολα και προπαντός πιο γρήγορα. Επομένως, αυτό δεν περιλαμβάνει εκατοντάδες φακέλους με έγγραφα, φθαρμένες αποδείξεις / τιμολόγια και ανεπαρκή χώρο στο γραφείο ή στο σπίτι για να αποθηκεύσεις όλο αυτό το χαρτομάνι. Δεν χρειάζεται να εκτυπώνεις τα πάντα όταν υπάρχει η επιλογή του Portable Document Format (PDF). Ουσιαστικά πρόκειται για ψηφιακό αρχείο που περιέχει δεδομένα όπως εικόνες, κείμενα, μορφοποιήσεις ή/και ενεργούς συνδέσμους (links) που παραπέμπουν σε ένα website κ.λπ. Τα αρχεία PDF προσφέρουν έναν εύκολο τρόπο για να μοιραστείς πληροφορίες, ενώ δίνεται η δυνατότητα επεξεργασίας διατηρώντας την αρχική μορφή του περιεχομένου ανέπαφη. Είναι σημαντικό να γνωρίζεις ότι μπορείς να ασφαλίσεις τα αρχεία PDF έτσι ώστε να είναι δύσκολο να αλλάξει κάποιος το περιεχόμενο τους.
Άλλο σημαντικό πλεονέκτημα των αρχείων PDF είναι ότι δεν φθείρονται, ενώ μπορείς να τα έχεις πάντα μαζί σου – ναι, ακόμα και… στην τσέπη σου (!) – χωρίς να πιάνουν χώρο στον σκληρό δίσκο του υπολογιστή ή στην εσωτερική μνήμη της φορητής συσκευής σου. Υπάρχουν δωρεάν utilities για αυτή την επιλογή. Στον υπολογιστή σου μπορείς για παράδειγμα να χρησιμοποιήσεις το δωρεάν utility CutePDF Writer και να επιλέξεις εκτύπωση ενός εγγράφου σε PDF (οι νεότερες εκδόσεις του Word δίνουν επιλογή εξαγωγής σε PDF), ενώ στον Mac σου υπάρχει η επιλογή «Save as PDF». Όσον αφορά τα smartphone και tablets, στα Google Play, App Store και Windows Store – για Android, iOS και Windows Phone αντίστοιχα – μπορείς να κατεβάσεις το Adobe Acrobat Reader για να ανοίγεις και να επεξεργάζεσαι στη φορητή σου συσκευή αρχεία PDF. Τόσο απλά!
Αντίγραφα ασφαλείας στο «σύννεφο»
Η αποθήκευση των αρχείων σου σε μια υπηρεσία cloud έχει πολλά πλεονεκτήματα. Μπορείς να δεις και να διαχειριστείς τα αρχεία σου από οποιαδήποτε συσκευή είναι συνδεδεμένη στο διαδίκτυο – smartphone, tablet, ή υπολογιστής – και το cloud μπορεί επίσης να σου προσφέρει αντίγραφα ασφαλείας έτσι ώστε να μην χαθούν ποτέ, είτε αν χάσεις το τηλέφωνο σου ή «κρασάρει» ο υπολογιστής σου. Υπάρχουν πολλές υπηρεσίες cloud εκεί έξω για εσένα που θέλεις να έχεις πρόσβαση από παντού: Android, iOS, Windows Phone, PC και Mac. Οι πιο δημοφιλείς από αυτές είναι τα OneDrive, Dropbox, Google Drive, iCloud Drive και Box που προσφέρουν – δωρεάν ή επί πληρωμή – τον απαραίτητο αποθηκευτικό χώρο για να σώσεις όλα τα ψηφιακά σου έγγραφα.
Δεν χρειάζεται να κουβαλάς χαρτιά και φακέλους μαζί σου, αρκεί να ανοίξεις το φορητό σου υπολογιστή, ή το tablet σου για να επεξεργαστείς ένα έγγραφο ή να κάνεις μια παρουσίαση. Σκέψου επίσης ότι η συνεργασία και η λειτουργικότητα όλων των συσκευών σου έχει βελτιωθεί σε τέτοιο βαθμό που πλέον μπορείς με ένα «κλικ» να αποθηκεύσεις την εργασία που ξεκίνησες στον υπολογιστή σου στο cloud και να την συνεχίσεις στη φορητή σου συσκευή.
Ξεκίνα το σκανάρισμα
Ο πιο ιδανικός τρόπος για να ξεκινήσεις να οργανώνεις την καθημερινότητα σου είναι να μετατρέψεις σε ψηφιακά αρχεία όλα αυτά τα έγγραφα που έχεις ήδη συγκεντρώσει. Το κατά πόσο θα κοπιάσεις εξαρτάται από τον όγκο των εγγράφων που έχεις μαζέψει όλον αυτό τον καιρό. Ωστόσο, η διαδικασία σκαναρίσματος είναι υπερβολικά απλή. Για την ψηφιοποίηση εγγράφων μπορείς χρησιμοποιήσεις μεμονωμένο scanner ή πολυμηχάνημα. Υπάρχουν πολυμηχανήματα που μπορούν να αποθηκεύσουν άμεσα το σκανάρισμα σου σε μορφή PDF, απευθείας στον υπολογιστή σου, ή σε ένα συνδεδεμένο USB stick.
Επίσης, αν διαθέτεις πολυσέλιδα έγγραφα, η ιδανική λύση για την ψηφιοποίησή τους είναι η χρήση ενός πολυμηχανήματος με αυτόματο τροφοδότη σελίδων (ADF). Απλά, τοποθετείς το έγγραφο στον τροφοδότη, ο οποίος προωθεί μία-μία τις σελίδες για σάρωση και στο τέλος προκύπτει – ως μία από τις διαθέσιμες επιλογές – ένα ενιαίο αρχείο PDF. Για λιγότερο χαρτομάνι, υπάρχει και η λύση του mobile app για iOS, Android και Windows Phone! Ουσιαστικά, το μόνο που έχεις να κάνεις είναι να φωτογραφίσεις το έγγραφο (με το smartphone ή το tablet σου) και η εφαρμογή θα το μετατρέψει άμεσα σε αρχείο PDF. Φυσικά, η λύση του σαρωτή είναι προτιμότερη.
Αφού λοιπόν τελείωσες με το σκανάρισμα, τα αποθηκευμένα σου έγγραφα μπορείς να τα αρχειοθετήσεις στον υπολογιστή σου, σε εξωτερικό σκληρό δίσκο ή σε μια υπηρεσία cloud. Αυτό ήταν! Τώρα έχεις όλα τα πολύτιμα αρχεία σου τακτοποιημένα και μπορείς ανά πάσα ώρα και στιγμή να αναζητήσεις αυτό που θέλεις, χωρίς να είσαι αναγκασμένος να χάνεσαι σε μια στοίβα από χαρτιά.
Γίνε ακόμα πιο παραγωγικός χωρίς να αφήσεις τις παλιές σου συνήθειες
Εάν δεν μπορείς να αφήσεις την συνήθεια να γράφεις με το χέρι μπορείς να χρησιμοποιήσεις tablets, laptops 2 σε 1 που διαθέτουν την επιλογή για χρήση γραφίδας για να κρατάς σημειώσεις γρήγορα και εύκολα εν κινήσει ή ακόμα και από την άνεση του σπιτιού σου χωρίς μουτζούρες και με τη δυνατότητα προσθήκης φωτογραφιών, αρχείων ήχου, ηλεκτρονικών διευθύνσεων κ.λπ. Κατεβάζοντας αντίστοιχες εφαρμογές, μπορείς να προσθέτεις εικονικά post-it για να έχεις όλες σου τις σημειώσεις σε ένα σημείο (επομένως, ξέχνα τα αυτοκόλλητα χαρτάκια σε γραφεία, τραπέζια, ψυγεία και σε κάθε σημείο του σπιτιού), να καταχωρείς επαφές και να μετατρέπεις τις χειρόγραφες σημειώσεις σου σε διασυνδέσεις όπως κλήσεις, νέες επαφές, λίστα με πράγματα που θέλεις να κάνεις ή e-mail, web, τοποθεσίες, αναζήτηση και καθήκοντα. Χωρίς χαρτί. Υπάρχουν επίσης και εφαρμογές, όπως OneNote, Evernote, Google Docs κ.λπ., που είναι διαθέσιμες σε κάθε λειτουργικό σύστημα και φροντίζουν ώστε να συγχρονίζονται οι σημειώσεις σου όπου και αν βρίσκεσαι.
Αν θέλεις ακόμη μεγαλύτερη ευελιξία, ένα υβριδικό laptop – που μπορεί να «μεταμορφώνεται» από ένα κανονικό laptop σε tablet αναδιπλώνοντας ή αφαιρώντας την οθόνη – μπορεί να γίνει ο καλύτερος συνεργάτης σου: Αρκετά μοντέλα, όπως τα Surface Pro 4 και Surface Βook της Microsoft, προσφέρουν ένα ειδικό πενάκι για εισαγωγή δεδομένων μέσω της οθόνης αφής. Έτσι, τα έχεις όλα σε ένα… νοικοκυρεμένα.
Ό,τι χρειάζεσαι για να αποφύγεις την εκτύπωση σε χαρτί
Σίγουρα, ένας εκτυπωτής στο γραφείο ή στο σπίτι δεν είναι διακοσμητικός, ωστόσο μπορεί να ενσωματώνει ό,τι χρειάζεσαι για να αποφύγεις τις πολλές εκτυπώσεις. Με λίγα λόγια μπορείς να εκτυπώνεις μόνο τα απαραίτητα. Για παράδειγμα, υπάρχουν πολυμηχανήματα με δυνατότητα αποστολής και λήψης fax και που μπορούν να σε απαλλάξουν από την άσκοπη χρήση χαρτιού. Μπορείς να στείλεις ως fax ψηφιοποιημένα έγγραφα απευθείας από τον υπολογιστή σου, ενώ τα ίδια πολυμηχανήματα μπορούν να λάβουν fax, να το μετατρέψουν άμεσα σε αρχείο PDF και να το αποθηκεύσουν στον υπολογιστή σου.
Επιπλέον, ακόμα και αν πρέπει να συμπληρώσεις ή/και να υπογράψεις κάποιο σημαντικό έγγραφο πριν το στείλεις με email, υπάρχει και εδώ λύση: Οι εφαρμογές μπορούν να εντοπίσουν τα σημεία του εγγράφου που χρειάζεται να συμπληρωθεί κείμενο και σου επιτρέπουν να πληκτρολογήσεις κανονικά μετά το σκανάρισμα. Μπορείς επίσης να δημιουργήσεις μια ψηφιακή υπογραφή – μέσω PDF ή Word Document – για να τη χρησιμοποιείς σε κάθε ηλεκτρικό έγγραφο. Έτσι, εξοικονομείς πολύτιμο χρόνο, ενώ ταυτόχρονα γλυτώνεις περεταίρω έξοδα για μελάνια και χαρτί.
Πρέπει οπωσδήποτε να εκτυπώσεις σε χαρτί;
Ρίξε μια ματιά στα παρακάτω tips για να γλιτώσεις χρόνο και χρήμα.
Εκτύπωσε ασύρματα
Όπως προαναφέραμε, είναι απαραίτητο να υπάρχει ένας εκτυπωτής στο γραφείο ή στο σπίτι, κάτι που σημαίνει ότι σε ορισμένες περιπτώσεις χρειάζεται και η χρήση χαρτιού. Μια έξυπνη επιλογή – τόσο για τη δουλειά σου όσο και για όλη την οικογένεια – είναι η χρήση ασύρματης εκτύπωσης. Ο ασύρματος εκτυπωτής είναι μια πολύ καλή επένδυση για πολλούς λόγους. Ένας από αυτούς, είναι τα λιγότερα καλώδια στο γραφείο σου. Αρκεί να τον τοποθετήσεις κοντά σε μια πηγή ρεύματος. Η ασύρματη εκτύπωση σε βοηθάει να επεκτείνεις τη λειτουργικότητα των φορητών σου συσκευών. Μπορείς να δημιουργήσεις και να εκτυπώσεις περιεχόμενο στη συσκευή ακριβώς όπως θα έκανες σε ένα PC ή Mac. Η ασύρματη εκτύπωση από smartphones και tablets είναι γρήγορη, εύκολη και σου επιτρέπει να δημιουργείς αντίγραφα των εγγράφων σου οπουδήποτε και αν βρίσκεσαι.
Οικονομική εκτύπωση
Όλοι οι σύγχρονοι εκτυπωτές / πολυμηχανήματα διαθέτουν επιλογή για οικονομική εκτύπωση: Δεν είναι απαραίτητο να κάνεις έγχρωμες εκτυπώσεις, όταν πρόκειται π.χ. για μία σχολική εργασία του παιδιού ή για μια επαγγελματική παρουσίαση. Η οικονομική εκτύπωση χρησιμοποιεί λιγότερο μελάνι, ωστόσο το κείμενο παραμένει ευανάγνωστο. Πριν εκτυπώσεις κάποιο PDF, Word Document ή μια σελίδα (μέσω του browser σου), άνοιξε τις «προτιμήσεις εκτύπωσης» του εκτυπωτή μέσα από το πλαίσιο διαλόγου της εφαρμογής που συνοδεύει τον εκτυπωτή και αναζήτησε την επιλογή που ονομάζεται Draft Mode, Economy Mode, Toner Saver, ή κάτι παρόμοιο. Σε ορισμένους inkjets, η επιλογή «Γρήγορη εκτύπωση» ή «Fast» είναι αντίστοιχη της οικονομικής εκτύπωσης. Αν σε ικανοποιεί το αποτέλεσμα, ίσως καλό είναι να την αφήσεις ως προεπιλεγμένη ρύθμιση.
Εκτύπωση διπλής όψης
Για να χρησιμοποιείς λιγότερο χαρτί και μελάνι, δοκίμασε την εκτύπωση διπλής όψης, δηλαδή εκτύπωση και στις δύο πλευρές του χαρτιού. Για να αξιοποιήσεις στο έπακρο αυτή την επιλογή το πολυμηχάνημα σου θα πρέπει να υποστηρίζει αυτόματη εκτύπωση διπλής όψης, πράγμα που σημαίνει ότι δεν χρειάζεται να εκτυπώνεις τις μονές και τις ζυγές σελίδες ξεχωριστά, ούτε να αναστρέφεις χειροκίνητα τη στοίβα των σελίδων.
Η τεχνολογία δίνει πολλές λύσεις που θα σε βοηθήσουν να γίνεις ακόμα πιο παραγωγικός, ενώ παράλληλα θα σου μένει χρόνος για να απολαμβάνεις περισσότερο χρόνο με τα πρόσωπα που αγαπάς.
