Όποια και αν είναι η οικολογική ευαισθησία σου, ένα πράγμα είναι σίγουρο: το “χαρτομάνι” δεν βολεύει και δεν εξυπηρετεί κανέναν. Πιάνει χώρο, φθείρεται, χάνεται. Ο καθένας θυμάται και από μια (και λίγο λέμε) φορά που χρειαζόταν ένα χαρτί, μια απόδειξη που έδειχνε να έχει εξαφανιστεί διά μαγείας.
Ακόμη και αν ξεφύγουμε από θέματα… δημοσίου, παλαιότερα τυπώναμε σελίδες επί σελίδων, ακόμη και όταν χρειαζόμασταν λίγη βοήθεια παραπάνω για τον τερματισμό ενός παιχνιδιού. Τα πράγματα έχουν αλλάξει σημαντικά βέβαια και τώρα είναι εφικτό πια να αποφεύγουμε τη χρήση χαρτιού σε κάθε ενέργεια. Θα σε βοηθήσουμε να πετύχεις κι εσύ το ίδιο. Για μια ζωή με λιγότερα χαρτί και περισσότερα δέντρα. Α, και λιγότερο ψάξιμο.
Διαφημιστικά
Εμφανίζονται διαφημιστικά όλη την ώρα στο γραμματοκιβώτιο; Κάποτε ήταν πιο χρήσιμα. Τώρα πια όλη η πληροφορία, τις περισσότερες φορές τουλάχιστον, βρίσκεται στο διαδίκτυο και το διαδίκτυο είναι, συνήθως, στην τσέπη σου. Άρα το γεμάτο γραμματοκιβώτιο παύει να είναι το ίδιο χρήσιμο. Όταν λοιπόν σου στέλνουν κάτι που θεωρείς άχρηστο ή καταλόγους που ξέρεις ότι μπορείς να βρεις online ανά πάσα στιγμή (και με επιπλέον ευκολίες όπως links στον ίδιο τον κατάλογο που οδηγούν στο κάθε προϊόν), επικοινώνησε με την εταιρεία που σου στέλνει οτιδήποτε περιττό και ζήτησε να βγεις από τις ταχυδρομικές λίστες. Είναι δικαίωμά σου και οι εταιρείες είναι υποχρεωμένες από το νόμο να σεβαστούν το αίτημά σου.
Εκτυπώσεις; Ποιες εκτυπώσεις;
Παλιά, αν δεν τυπωνόταν κάτι αυτόματα έμενε δέσμιο στον έναν και μοναδικό υπολογιστή του σπιτιού. Ή έστω έπρεπε να μοιραστεί εδώ κι εκεί με email, ακόμη και προς εαυτόν, για να υπάρχει πρόχειρο. Τώρα ζούμε στην εποχή του cloud και η εκτύπωση σε PDF έπαψε να είναι μόνο επαγγελματική τακτική. Ήρθε λοιπόν κάτι που αισθάνεσαι ότι πρέπει να τυπωθεί και να το έχεις πάντα πρόχειρο; Κάνε “εκτύπωση” σε PDF. Σε Mac υπάρχει σχετική επιλογή (Save as PDF) κατά την εκτύπωση, ενώ σε PC μπορείς εύκολα να εγκαταστήσεις ένα σχετικό driver μέσω ενός utility όπως το CutePDF. Αν χρησιμοποιείς Gmail, μπορείς απ’ ευθείας να στείλεις ένα έγγραφο στο Drive.
Αυτή είναι η μία πλευρά του θέματος. Τι γίνεται με όλη εκείνη τη χαρτούρα που έχεις ήδη; Είναι πια πιο εύκολο από ποτέ να σκαναριστούν, κανονικά, δηλαδή με scanner, ή περίπου κανονικά, δηλαδή με εφαρμογή στο κινητό σου τηλέφωνο και να μετατραπούν σε PDF. Είναι μάλιστα χαρακτηριστικό πως υπάρχουν μεμονωμένα scanners ή και πολυμηχανήματα που μπορούν, με τη μία, να αποθηκεύσουν σε μορφή PDF οτιδήποτε σκανάρουν, απευθείας στον υπολογιστή σας, σε συγκεκριμένο φάκελο αν χρειαστεί ή και σε συνδεδεμένο (στο πολυμηχάνημα) USB stick. Με λίγα λόγια υπάρχουν πολυμηχανήματα και scanners που μπορούν να σας δώσουν οποιοδήποτε έγγραφο σε ηλεκτρονική μορφή, χωρίς να μεσολαβήσει καν ηλεκτρονικός υπολογιστής.
Ακόμη και μια εφαρμογή αρκεί για την ψηφιοποίηση εγγράφων.
Σε smartphones υπάρχουν πολλές εφαρμογές που φωτογραφίζουν αποδείξεις, έγγραφα, λογαριασμούς, fax, πίνακες διδασκαλίας και άλλα, τα μετατρέπουν με τη μία σε PDF. Επιπλέον, το καλό με τα αρχεία PDF, είναι πως επιτρέπουν την αναζήτηση κειμένου στο εσωτερικό τους (τα σκαναρισμένα με μια επιπλέον διαδικασία), κάτι που γλιτώνει πολύ χρόνο και είναι αδύνατο στο κανονικό χαρτί.
Αλλάξτε συνήθειες
Λίστα για ψώνια
Υπάρχουν πράγματα που έχουμε συνηθίσει να κάνουμε σε χαρτί, αλλά είναι εύκολη υπόθεση να γίνουν πλήρως ηλεκτρονικά. Η λίστα για τα ψώνια μπορεί κάλλιστα να γίνει ηλεκτρονική. Μπορείτε μάλιστα, εύκολα να σημειώνετε ό,τι αγοράσατε και να έχετε καλύτερη συνολική εικόνα.
Σημειώσεις
Όλοι είχαμε κατά καιρούς ένα μπλοκ μόνο για σημειώσεις. Είτε για προσωπική χρήση, είτε στο πλαίσιο της δουλειάς, για να έχουμε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες πρόχειρες. Τα πράγματα έχουν αλλάξει όμως. Ό,τι smartphone και να έχετε, υπάρχει εφαρμογή σημειώσεων. Υπάρχουν και εφαρμογές, όπως OneNote, Evernote, Google Docs κ.λπ., που εμφανίζονται σε κάθε πλατφόρμα, κάθε λειτουργικό σύστημα και φροντίζουν ώστε να συγχρονίζονται οι σημειώσεις όπου και αν βρίσκεστε. Και το θετικό είναι πως έτσι οι σημειώσεις δεν χάνονται. Μπορούν να τροποποιηθούν άνετα, χωρίς μουτζούρες και άλλα παρατράγουδα, μπορούν να ενσωματώσουν φωτογραφίες, αρχεία ήχου, ηλεκτρονικές διευθύνσεις. Πάνω από όλα, είναι πάντα στην τσέπη σας.
Σημειώστε μία φορά, ηλεκτρονικά, και όλα μεταφέρονται παντού. Αυτόματα.
Επαφές
Κάποτε, αν όχι και σήμερα, το πορτοφόλι σας ήταν γεμάτο κάρτες. Επαγγελματικές κάρτες κυρίως, είτε από καταστήματα είτε από συγκεκριμένα άτομα. Η συνήθεια αυτή ποτέ δεν ήταν πολύ πρακτική. Η αποθήκευση και η ταξινόμηση των καρτών ήταν ένα ζήτημα, ενώ, επειδή συνήθως δεν γινόταν καν, καταλήγαμε με πορτοφόλι σε μέγεθος… τούβλου.
Η χρήση της χάρτινης επαγγελματικής κάρτας μπορεί πλέον να μειωθεί. Τα επαγγελματικά κοινωνικά δίκτυα όπως το LinkedIn και η δυνατότητα να σημειώσουμε με τη μία ονοματεπώνυμο, email, τηλέφωνο και πολλά άλλα στοιχεία στο smartphone μας έχουν διευκολύνει την κατάσταση. Ούτε εσείς ούτε οι συνεργάτες σας χρειάζεται να τυπώνουν τόσες κάρτες. Μπορεί να μη χρειάζονται και καθόλου. Η αποστολή μιας επαφής με SMS, email ή με τις πάμπολλες υπηρεσίες Instant Messaging σημαίνει πως δεν χρειάζεται να αλλάξει κάτι χέρια για να έχουμε το ίδιο αποτέλεσμα.
Υπενθυμίσεις
Χαρτάκια κολλημένα σε οθόνες, σε ψυγεία, σε τραπέζια, σε γραφεία, οπουδήποτε βασικά υπάρχει σοβαρή πιθανότητα να τα παρατηρήσει κανείς. Αυτό είναι το “κλασικό” σύστημα υπενθυμίσεων, καμιά φορά μαζί με σημειώσεις σε ημερολόγιο (υπάρχει και το θρυλικό filofax).
Όλα αυτά μπορούν να γίνουν ηλεκτρονικά και σίγουρα πιο αποτελεσματικά. Υπενθυμίσεις, με ενσωμάτωση σε ημερολόγιο ή και όχι, μπορούν να ρυθμιστούν για να εμφανίζονται συγκεκριμένη ώρα, σε συγκεκριμένη τοποθεσία, ακόμη και με συγκεκριμένη συχνότητα. Το τελευταίο είναι ό,τι πρέπει για εκείνες τις δουλειές που επαναλαμβάνονται σε τακτά χρονικά διαστήματα και παραμένουν αρκετά σημαντικές ώστε να πρέπει να είμαστε σίγουροι πως δεν θα τις ξεχάσουμε. Οι δυνατότητες είναι πια τόσες, ακόμη και με τις πιο απλές εφαρμογές υπενθυμίσεων, που το χαρτί… βρίσκεται μονομιάς εκτός συναγωνισμού. Εκτός αν έφτασαν τα Post It να χρησιμοποιούνται για διακόσμηση. Εσείς ξέρετε καλύτερα.
Τα πιο σημαντικά έγγραφα καλό είναι να αποθηκεύονται και στο cloud, και εκτός των συσκευών σας δηλαδή.
Συμπλήρωση εγγράφων
Μπορεί να είναι και εκτυπωτής, έχει όμως και ό,τι χρειάζεσαι για αποφύγεις την εκτύπωση.
Πρέπει να συμπληρώσετε κάποιο έγγραφο και να το υπογράψετε πριν το στείλετε; Οι εφαρμογές καταλαβαίνουν ποιες είναι οι θέσεις που συμπληρώνονται με κείμενο και σας επιτρέπουν να πληκτρολογήσετε κανονικά μετά το σκανάρισμα. Όσο για την υπογραφή, την ετοιμάζετε μία φορά, είτε για όλο το λειτουργικό σύστημα που χρησιμοποιείτε, είτε για την εκάστοτε εφαρμογή που χρησιμοποιείτε για επεξεργασία και ανάγνωση αρχείων PDF και μπορείτε να την “κολλήσετε” ηλεκτρονικά, όπου και όποτε εσείς θέλετε. Στέλνετε το συμπληρωμένο έγγραφο με email και, ακριβώς επειδή πρόκειται για PDF, μπορείτε να μείνετε ήσυχοι πως θα εμφανιστεί ακριβώς όπως είναι, χωρίς παραμορφώσεις και λοιπά περίεργα, όποιος και αν είναι ο παραλήπτης.
Ωραία, αλλά fax πώς θα στέλνω; Είναι αλήθεια ότι υπάρχουν ακόμη περιπτώσεις που χρειάζεται, απαιτείται για την ακρίβεια, η αποστολή εγγράφου σε μορφή fax. Και για τέτοιες περιπτώσεις υπάρχουν λύσεις. Το πολυμηχάνημα τα καταφέρνει. Ξανά!
Ένα πολυμηχάνημα με τη δυνατότητα να λαμβάνει και να αποστέλλει fax είναι ένα καλό πρώτο βήμα. Αλλά είπαμε να γλιτώσουμε τις εκτυπώσεις, οπότε γιατί να βασιστούμε σε κάτι που φτιάχτηκε για να… τυπώνει; Κι όμως. Δεν είναι τόσο παράξενο.
Τα πολυμηχανήματα που δέχονται και στέλνουν fax συνοδεύονται συχνά από λογισμικό που μπορεί να σας απαλλάξει από την άσκοπη χρήση χαρτιού. Από τη μία λοιπόν μπορείτε να στείλετε ως fax, απευθείας, έγγραφα που βρίσκονται στον υπολογιστή σας. Οπότε το ζήτημα της αποστολής λύνεται χωρίς να χρειαστεί χαρτί. Της λήψης όμως; Λύνεται και αυτό. Ευτυχώς τα ίδια πολυμηχανήματα μπορούν να λάβουν fax και, αντί να το τυπώσουν, να το μετατρέψουν άμεσα σε PDF και να το αποθηκεύσουν στον υπολογιστή σας. Κάπως έτσι λοιπόν γίνεται η δουλειά για όλους όσους δεν μπορούν να απαλλαγούν από τη χρήση fax. Γλιτώνουμε χώρο, δέντρα, τα μάτια μας (το τυπωμένο fax δεν φημίζεται για τη φοβερή του ποιότητα) και κάνουμε και οικονομία, αφού δεν χρειαζόμαστε καν θερμικό χαρτί για το μηχάνημα. Το οποίο θερμικό χαρτί έχει και την ιδιαιτερότητα ότι “σβήνει” με την πάροδο του χρόνου, ανησυχία που απλά δεν υπάρχει όταν καταλήγουμε με ηλεκτρονικό αρχείο.
Από την άλλη, αν διαθέτεις ήδη κάποιο πολυμηχάνημα αλλά δεν έχει λειτουργίες fax, μπορείς να δοκιμάσεις και τη λύση του εικονικού fax (υπάρχουν και στην Ελλάδα σχετικές υπηρεσίες). Με τη λύση αυτή έχεις έναν κανονικό τηλεφωνικό αριθμό στον οποίο μπορούν να σου στείλουν fax, αλλά αυτό που λαμβάνεις είναι ένα εισερχόμενο e-mail με αρχείο PDF. Όταν θες να στείλεις fax, «τυπώνεις» το αρχείο μέσω του driver της υπηρεσίας και αυτό καταφθάνει στον παραλήπτη στη συμβατική μορφή με τον αριθμό της συσκευής σου. Λιγότερο χαρτί, λιγότερες συσκευές…
Back Up
Από τη στιγμή που μεγάλος όγκος εγγράφων παίρνει ηλεκτρονική μορφή, είναι ακόμη πιο σημαντικό να φροντίζετε να κρατάτε αντίγραφα ασφαλείας. Τόσο τοπικά όσο και σε υπηρεσίες cloud. Ένας εξωτερικός σκληρός δίσκος και ρύθμιση για αυτόματα backs up, σε PC, Mac ή οτιδήποτε άλλο σώζει… ζωές και διατηρεί την ηρεμία. Παράλληλα, online υπηρεσίες όπως Dropbox, OneDrive, iCloud Drive κ.λπ. επιτρέπουν την αυτόματη αποθήκευση και συγχρονισμό αρχείων μεταξύ συσκευών, ώστε όλα σας τα έγγραφα, ή έστω αυτά που πρέπει να έχετε πιο συχνά μαζί σας, να είναι διαθέσιμα ανά πάσα ώρα και στιγμή. Επιπλέον, αν πάθει κάτι ο σκληρός δίσκος του υπολογιστή σας ή το τηλέφωνό σας, τα αρχεία παραμένουν κανονικά στις υπηρεσίες αυτές και περιμένουν να τα κατεβάσετε ξανά.
Τα σημαντικά έγγραφα παραμένουν
Προφανώς και δεν γίνεται να ψηφιοποιηθούν τα πάντα. Μάλλον, γίνεται, αλλά κανείς δεν δέχεται οτιδήποτε λιγότερο από το πρωτότυπο όπως π.χ. σε περίπτωση συμβολαίου ή τίτλου ιδιοκτησίας. Οπότε εκεί δεν γλιτώνουμε τη χρήση χαρτιού και, ειδικότερα, τη διατήρηση του πρωτοτύπου. Πρέπει όμως να τα βάλουμε όλα σε μια σειρά, να ξεχωρίσουμε τι πρέπει να διατηρηθεί οπωσδήποτε και να ξεφορτωθούμε ό,τι μπορεί να χρησιμοποιηθεί και σε ψηφιακή μορφή. Το λιγότερο, τα συρτάρια σας θα σας ευγνωμονούν. Και η υπομονή σας την επόμενη φορά που θα ψάχνετε μια απόδειξη που είναι “κρυμμένη” μπροστά σας και καταλήγετε να τη βρίσκετε μήνες μετά, ψάχνοντας, εννοείται, κάτι τελείως άσχετο.
Η ενεργοποίηση αυτόματων backups μπορεί να είναι πια υπόθεση ενός μόνο διακόπτη.
Μόνο η αρχή είναι δύσκολη
Καταλαβαίνουμε πως αν έχετε μεγάλο αρχείο σε χαρτί, η οργάνωση, ταξινόμηση και ψηφιοποίηση των πάντων είναι σημαντικός κόπος. Μόνο για την αρχή, την πρώτη φορά όμως. Όταν ψάξετε κάποιο περσινό fax και το βρείτε απλά κάνοντας αναζήτηση για συγκεκριμένη λέξη, θα αναρωτιέστε γιατί δεν εγκαταλείψατε χρόνια πριν το χαρτί.