Η οργάνωση φακέλων και αρχείων σε έναν υπολογιστή δεν είναι μία τόσο δύσκολη εργασία, αλλά απαιτεί οργάνωση και χρόνο. Ταυτόχρονα είναι πολύ σημαντική ώστε να μην χάσεις κάτι ή απλά για να είσαι παραγωγικός.
Ομαδοποίηση
Δεν είναι καθόλου πρακτικό να έχεις όλα τα αρχεία σου χύμα, σε ένα μόνο σημείο ή να γεμίζεις την επιφάνεια εργασίας, γιατί σε λίγο καιρό ούτε με το βοήθημα της «Αναζήτησης» δεν θα βγάζεις άκρη. Άρα, πρέπει με κριτήρια που εσύ θα καθορίσεις να οργανώσεις κάποιο είδος ομαδοποίησης σε φακέλους και τύπους αρχείων. Επίσης, να μην φοβηθείς να δημιουργήσεις «δέντρα με διακλαδώσεις» όπου ένας φάκελος θα έχει από κάτω του όσους υποφακέλους χρειάζονται.
Ήδη, κάθε λειτουργικό έχει ειδικούς έτοιμους φακέλους για Έγγραφα, Εικόνες, Βίντεο, Λήψεις κτλ. Εσύ μπορείς να τους αξιοποιήσεις ή να φτιάξεις και άλλους. Επίσης, είναι βολικό να διαχωρίσεις τα αρχεία της δουλειάς από αυτά που είναι πιο προσωπικά. Αυτό ισχύει και στο back up όπου μπορείς να έχεις ξεχωριστά εξωτερικά αποθηκευτικά μέσα για κάθε σου δραστηριότητα.
Η τέχνη της Ονοματοδοσίας
Προσπάθησε να δώσεις σύντομα και περιεκτικά ονόματα που να χαρακτηρίζουν τον φάκελο ή το αρχείο. Πάρα πολύ σε αυτό, βοηθάει το να δηλώσεις με κάποιον τρόπο την ημερομηνία (για παράδειγμα πολλοί προτιμούν το αμερικάνικο πρότυπο «έτος-μήνας-μέρα»). Ακόμη, παύλες και χρήση αριθμητικών συμβόλων βοηθούν. Έτσι θα δεις ότι τα αρχεία σου οργανώνονται καλύτερα και αυτόματα στην προβολή του εξερευνητή αρχείων.
Γρήγορη Πρόσβαση
Ό,τι χρησιμοποιείς συχνά μπορείς να το μεταφέρεις στην «Γρήγορη Πρόσβαση» των Windows ώστε να το έχεις άμεσα μπροστά σου (παρόμοια λογική υπάρχει σε κάθε λειτουργικό σύστημα). Δηλαδή, στον File Browser απλά σέρνεις τον φάκελο που επιθυμείς στην «Γρήγορη Πρόσβαση» στα αριστερά ή εναλλακτικά με δεξί κλικ επιλέγεις το μενού «Καρφίτσωμα».
Διαφοροποίηση φακέλων
Χρήσιμο είναι σε πολλούς το να αλλάξουν χρώμα σε φακέλους ή να τους εμπλουτίσουν με κάποιο γραφικό ή εικονίδιο. Αυτό γίνεται με την χρήση ειδικών (και δωρεάν) προγραμμάτων (που μπορείς να βρεις πολύ εύκολα) ή σε πιο απλό βαθμό με το δεξί κλικ στον φάκελο και μετά στο «Επιλογές».
Metadata
Τα μεταδεδομένα περιγράφουν και είναι ενσωματωμένα σε ένα αρχείο χωρίς να αποτελούν τμήμα του περιεχομένου του. Αυτό βοηθάει ειδικά στο να βρίσκει κανείς ένα αρχείο πιο εύκολα, αλλά και στο τι ταξινόμηση θα κάνει. Χρησιμοποιούνται εδώ και χρόνια σε πολλά είδη αρχείων. Για παράδειγμα οι πληροφορίες EXIF που ταγκάρουν όλες σχεδόν οι ψηφιακές φωτογραφικές μηχανές από default. Επίσης, παρόμοιας λογικής είναι οι πληροφορίες ID3 tags στα αρχεία mp3. Οπότε ενεργοποίησε και επεξεργάσου αυτά τα στοιχεία.
Εγκατέστησε ειδικές εφαρμογές
Τα metadata μπορούν να τα χειριστούν ομαδικά και γρήγορα συγκεκριμένα προγράμματα. Στο διαδίκτυο υπάρχουν πολλά και για κάθε γούστο ώστε να δοκιμάσεις. Είναι ειδικά χρήσιμα για φωτογραφίες. Άλλωστε μεγάλο μέρος των αρχείων σου στην εποχή των κινητών και των social media είναι εικόνες και βίντεο. Από κάποια στιγμή και μετά ο όγκος δεδομένων είναι πολύ μεγάλος και τα apps αυτού του είδους βοηθούν. Επιπρόσθετα, μία βασική τους λειτουργία είναι ο εντοπισμός διπλότυπων.
Διαγραφή περιττών αρχείων
Οφείλεις να σβήνεις ό,τι δεν χρειάζεσαι (ειδικά τα διπλότυπα), αλλά ταυτόχρονα προσπάθησε να μην γεμίζεις τον σκληρό σου. Μετάφερε λοιπόν ότι δεν χρειάζεσαι σε εξωτερικά μέσα αποθήκευσης, ώστε και ο υπολογιστής σου να είναι πιο γρήγορος. Περιοδικά κάνε και defragment.
Αξιοποίησε το “σύννεφο”
Οι cloud υπηρεσίες έγιναν δημοφιλείς διότι είναι πρακτικές και εύκολες στην χρήση. Είναι ασφαλείς από καταστροφές, ενώ έχουν την ιδιότητα να χρησιμοποιούνται από πολλές συσκευές ταυτόχρονα χωρίς να ασχολείσαι με μεταφορά αρχείων ή ενημέρωση. Παράλληλα, ελευθερώνεις χώρο στον σκληρό σου, τις αξιοποιείς συνδυαστικά με άλλα μέσα για back up και αποθήκευση, ενώ είναι ιδανικές για ομαδοσυνεργατική εργασία. Τέλος, αν ανησυχείς για θέματα προσωπικών δεδομένων μπορείς να χρησιμοποιήσεις πρόγραμμα κρυπτογράφησης.
