|  |  |  | 

HOW TO Γραφείο Η ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗ ΜΟΥ

Καταστροφείς εγγράφων, γιατί είναι απαραίτητοι

 

O Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR, ΓΚΠΔ) εφαρμόζεται από 25 Μαΐου 2018, υποχρεωτικά σε όλες τις επιχειρήσεις της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΕΕ), που τηρούν αρχεία προσωπικών δεδομένων. Για τον λόγο αυτό είναι απαραίτητη η εξασφάλιση των κατάλληλων μέσων, ώστε τα δεδομένα που επεξεργάζονται από τις επιχειρήσεις και οργανισμούς να καταστρέφονται με τέτοιο τρόπο ώστε να μην υπάρχει περίπτωση να υποκλαπούν από τρίτους.

 

 

Τι είναι τα προσωπικά δεδομένα και πότε εφαρμόζεται ο GDPR

Προσωπικά δεδομένα είναι όλες οι πληροφορίες που αφορούν ένα ταυτοποιημένο ή ταυτοποιήσιμο πρόσωπο. Τα προσωπικά δεδομένα περιέχουν πληροφορίες όπως, μεταξύ άλλων όνομα, διεύθυνση, αριθμός δελτίου ταυτότητας/ διαβατηρίου, κωδικός πρωτοκόλλου διαδικτύου (IP).

Ο GDPR εφαρμόζεται εάν η επιχείρησή σας επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα και εδρεύει στην ΕΕ, ανεξάρτητα από το πού γίνεται η πραγματική επεξεργασία των δεδομένων. Επίσης, εφαρμόζεται στην περίπτωση που η επιχείρησή σας εδρεύει εκτός της ΕΕ αλλά επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα τα οποία αφορούν την παροχή προϊόντων ή υπηρεσιών σε άτομα εντός της ΕΕ, ή παρακολουθεί τη συμπεριφορά ατόμων εντός της ΕΕ.

 

Τι απαιτεί ο GDPR από την επιχείρησή σας

Ο Κανονισμός επιτάσσει προστασία των προσωπικών δεδομένων, συνεργατών, πελατών, υπαλλήλων, από εκούσια ή ακούσια κοινοποίηση. Συνεπώς τα ευαίσθητα δεδομένα που προβάλλονται στις οθόνες, χρειάζονται προστασία από τα αδιάκριτα βλέμματα. Αντίστοιχα, τα ηλεκτρονικά και τα έντυπα αρχεία πρέπει να αποθηκεύονται σε ασφαλές περιβάλλον, με ελεγχόμενη πρόσβαση. Ειδικά για τα έντυπα αρχεία, ο Κανονισμός προβλέπει συγκεκριμένες διαδικασίες για την καταστροφή τους, με τρόπο που να μην είναι εφικτή η ανασύστασή τους.

 

 

Ασφαλής διαχείριση έντυπων αρχείων

Η παράτυπη τήρηση εντύπων αρχείων με προσωπικά δεδομένα είναι ίσως πιο επικίνδυνη από την τήρηση ενός ηλεκτρονικού αρχείου. Σε αντίθεση με τα ηλεκτρονικά αρχεία, τα έντυπα αρχεία δεν μπορούν να κρυπτογραφηθούν, ή και μπορούν ακούσια να βρεθούν σε κάποιο κοινόχρηστο χώρο. Άρα μπορούν να διαβαστούν εύκολα από οποιονδήποτε.

Ο νέος Κανονισμός οριοθετεί όχι μόνο την περίοδο τήρησης ενός αρχείου, αλλά υπαγορεύει την καταστροφή του, όταν αυτό δεν είναι πλέον απαραίτητο. Είναι προφανές ότι και στα έντυπα αρχεία θα πρέπει να εφαρμόζονται πολιτικές προστασίας προσωπικών δεδομένων.

Αρχικά, υπολογίστε τον όγκο των λεπτομερειών που εκτυπώνονται σε καθημερινή βάση, όπως αιτήσεις, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, υπολογιστικά φύλλα κ.ά. Στη συνέχεια αναλογιστείτε τις επιπτώσεις εάν οι έντυπες πληροφορίες έπεφταν σε λάθος χέρια. Για τον λόγο αυτό είναι πολύ σημαντικό να μην αφήνονται εκτεθειμένα τέτοιου είδους έγγραφα σε χώρους κοινής πρόσβασης.

Επιπρόσθετα, τα έγγραφα με προσωπικά δεδομένα που δεν χρειάζονται πλέον, θα πρέπει να καταστρέφονται με μέθοδο που να μην κάνει εφικτή τη συναρμολόγηση του εγγράφου για την ανάκτηση πληροφοριών.

Αξίζει να αναφερθεί ότι η μη συμμόρφωση στους κανονισμούς GDPR θα μπορούσε να οδηγήσει σε βαρύτατα χρηματικά πρόστιμα, την ίδια στιγμή που μπορεί να προκαλέσει ανεπιθύμητες συνέπιες στη φήμη μιας εταιρείας.

 

 

Οι καταστροφείς εγγράφων δίνουν τη λύση

Με δεδομένο ότι η καύση έντυπων αρχείων δεν είναι πάντα και παντού εφικτή, ο τεμαχισμός σε πολύ μικρά κομμάτια είναι ο καλύτερος τρόπος για την ασφαλή καταστροφή εγγράφων με ευαίσθητα δεδομένα. Επομένως, ένας καταστροφέας εγγράφων είναι πλέον απαραίτητος για την επιχείρησή σας.

Οι σύγχρονοι καταστροφείς εγγράφων προσφέρουν τα αναμενόμενα υψηλά πρότυπα, έχοντας μέγιστη ανθεκτικότητα και παραγωγικότητα. Σημαντικό πλεονέκτημα αποτελεί το γεγονός ότι πλέον υπάρχει μεγάλη ποικιλία καταστροφέων οι οποίοι κατηγοριοποιούνται βάσει των τεχνικών χαρακτηριστικών και των δυνατοτήτων τους. Ο αριθμός χρηστών, ο αριθμός ταυτόχρονης κοπής σελίδων, ο τύπος κοπής (Cross-Cut, κ.ά.), η χωρητικότητα του κάδου, είναι βασικά σημεία αναφοράς. Το κύριο όμως χαρακτηριστικό που ουσιαστικά πιστοποιεί ότι ο καταστροφέας εγγράφων ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του GDPR, είναι ο βαθμός ασφαλείας που παρέχει το μέγεθος του αποκόμματος. Ενδεικτικά, η σειρά καταστροφέων OneShred της HP έχει τη δυνατότητα να καλύψει τις ανάγκες κάθε είδους και μεγέθους απαιτήσεων.

Στο kotsovolos.gr θα βρείτε μία ευρεία γκάμα σε καταστροφείς εγγράφων, ώστε να καλύψετε τις ανάγκες της επιχείρησή σας.

Δείτε ακόμη