|  | 

HOW TO

Πως να κάνεις σωστή διαχείριση χρόνου

 

Αν ανήκεις στην κατηγορία ανθρώπων που οι 24 ώρες της ημέρας δεν τους φτάνουν για να ολοκληρώσουν τις βασικές τους υποχρεώσεις, τότε αυτό που χρειάζεσαι είναι να οργανώσεις αποτελεσματικότερα το πρόγραμμα σου ώστε να πετύχεις τη βέλτιστη διαχείριση του χρόνου σου. Το να διαχειρίζεσαι έξυπνα το χρόνο σου βελτιώνει την παραγωγικότητα σου. Απαραίτητη προϋπόθεση για να το πετύχεις αυτό είναι να τηρείς αυστηρά ένα πρόγραμμα, τουλάχιστον στην αρχή για να μπορέσεις να συνηθίσεις τις αλλαγές.

 

Πρωινό ξύπνημα

Σε πολλούς αρέσει να ξοδεύουν λίγο παραπάνω χρόνο στο κρεβάτι το πρωί. Όμως, όσο πιο νωρίς ξυπνάς, τόσο περισσότερο χρόνο έχεις στη διάθεσή σου. Οι ώρες της ημέρας φυσικά δεν αλλάζουν, αλλά αν σε απασχολεί το πως θα εκμεταλλευτείς το χρόνο σου, τότε είναι προτιμότερο να ξυπνάς νωρίς ώστε να μην καθυστερείς και να τελειώνεις τα πράγματα που έχεις να κάνεις.

Το να αφήνεις ανοιχτές εκκρεμότητες και να αναλαμβάνεις εργασίες που δεν ολοκληρώνεις, σου προκαλεί άγχος, επηρεάζει αρνητικά τη δημιουργικότητά σου και μειώνει την παραγωγικότητα σου. Το αποτέλεσμα αυτών είναι να αφιερώνεις περισσότερο χρόνο απ’ όσο χρειάζεται σε κάποιες εργασίες και να έχεις λιγότερο χρόνο για εσένα και τις υπόλοιπες υποχρεώσεις σου.

Ξύπνα νωρίτερα, πιες τον αγαπημένο σου καφέ και πήγαινε στη δουλειά σου με όρεξη.

 

Φτιάξε λίστα

Το να μην κρατάς λίστα με όσα έχεις να κάνεις (to do list) είναι ίσως ένα από τα μεγαλύτερα λάθη. Τη στιγμή που σου αναθέτουν ή αναλαμβάνεις κάτι, ενδεχομένως να νομίζεις ότι χωράει άνετα στο πρόγραμμά σου αλλά αν δεν τα οργανώνεις όλα σε ένα πλάνο δεν μπορείς να βάλεις προτεραιότητες. Το αποτέλεσμα είναι να αυξάνονται οι υποχρεώσεις και να επιβαρύνεις το χρόνο σου.

Γι’ αυτό το λόγο πρέπει να κρατάς μια λίστα με όλα όσα έχεις να κάνεις. Καλό είναι να αναφέρεται η σειρά προτεραιότητας αλλά και η διορία κάθε εργασίας που αναλαμβάνεις. Επίσης, θα σε διευκολύνει αρκετά αν αναφέρεις και τα επιμέρους βήματα που θα χρειαστείς για κάθε έναν από τους στόχους σου.

Τέλος, να κάνεις πάντα μια λίστα όταν πηγαίνεις για ψώνια. Με αυτόν τον τρόπο θα αποφεύγεις να αγοράζεις πράγματα που δεν σου χρειάζονται και θα τελειώνεις πιο γρήγορα με τις αγορές σου, εξασφαλίζοντας έτσι περισσότερο χρόνο.

 

Θέσε προτεραιότητες

Είτε πρόκειται για την εργασία σου, είτε για την προσωπική σου ζωή, πρέπει να θέτεις προτεραιότητες. Διαφορετικά θα καταλήξεις να ανοίγεις διαφορετικά ζητήματα χωρίς να ολοκληρώνεις κανένα. Όπως ήδη αναφέραμε, στη λίστα με τις εργασίες που έχεις να κάνεις, όρισε και την προτεραιότητά τους.

Για παράδειγμα, μπορείς να χρησιμοποιήσεις γράμματα από το A μέχρι το F για να δείξεις την προτεραιότητα ή ακόμα και αριθμούς. Φυσικά πρέπει να μπορείς να ορίζεις το μέγεθος μιας προτεραιότητας όταν προκύπτει και κάτι επείγον.

 

 

Πρόβλεψε το χαμένο χρόνο

Είναι αναπόφευκτο ότι για τον Α ή τον Β λόγο κάποιος χρόνος θα χαθεί. Είτε γιατί έτυχε μια επείγουσα συνάντηση είτε γιατί καθυστέρησες να φτάσεις. Για το λόγο αυτό πρέπει όταν κάνεις ένα χρονοδιάγραμμα να υπολογίζεις κι αυτό. Έτσι δεν θα βρεθείς προ εκπλήξεως και θα μπορείς να καλύψεις το κενό αν χρειαστεί.

 

Απόφυγε τις αποσπάσεις

Πάντα υπάρχει η πιθανότητα να σου αποσπάσει κάτι την προσοχή. Παραδέξου το, δεν είναι λίγες οι φορές που είχες κανονίσει να πας, για παράδειγμα στο σούπερ μάρκετ και κατέληξες να χαζεύεις βιντεάκια στον υπολογιστή. Κι αφού είναι κάτι που συμβαίνει αναπόφευκτα πρέπει εσύ να μάθεις να τη διαχειρίζεσαι. Αν στο χώρο εργασίας σου είσαι πάντα online και σου στέλνουν μηνύματα καλό είναι να αποφεύγεις να απαντάς. Ιδανικά απενεργοποίησε οποιαδήποτε υπηρεσία ή εφαρμογή στο κινητό ή το laptop σου αν δεν σου χρειάζεται τις ώρες που εργάζεσαι ή έχεις να εκπληρώσεις κάτι σημαντικό.

 

Κάνε διαλείμματα

Το διάλειμμα δεν είναι απόσπαση προσοχής. Αντιθέτως, σου εξασφαλίζει χρόνο ώστε να δεις τα πράγματα καθαρότερα και να επιστρέψεις ανανεωμένος στην εργασία σου. Το πρόβλημα είναι ο αριθμός τους. Θα πρέπει να κάνεις λίγα διαλείμματα, αλλά πρόσεχε μην το παρακάνεις. Ιδανικά προγραμμάτισε να κάνεις ένα πεντάλεπτο διάλλειμα ανά μία ώρα εργασίας.

 

Απόφυγε το multitasking

Μπορεί το multitasking (η πραγματοποίηση διαφορετικών εργασιών ταυτόχρονα) να σου φαίνεται καταπληκτική ιδέα και να νομίζεις ότι τα καταφέρνεις εξαίσια, όμως η αλήθεια διαφέρει. Το mutlitasking δεν συνίσταται εκτός κι αν αυτό που κάνεις έχει ώρα αναμονής (για παράδειγμα μαγείρεμα).

Αφενός ξοδεύεις περισσότερο χρόνο απ’ ότι θα ξόδευες αν έκανες τα ίδια πράγματα με κάποια σειρά κι αφετέρου επειδή δεν αφιερώνεσαι σε κάθε εργασία ξεχωριστά, το αποτέλεσμα υστερεί.

Το multitasking επιτρέπεται κυρίως στις δουλειές του σπιτιού. Όσο περιμένεις το πλυντήριο, μπορείς να σκουπίσεις κι όσο περιμένεις να στεγνώσει το πάτωμα που σφουγγάρισες, μπορείς να μαγειρέψεις.

 

 

Καταγραφή δραστηριοτήτων

Με το να καταγράφεις αυτά που κάνεις θα βοηθηθείς εξαιρετικά στο να βλέπεις που ξοδεύεις το χρόνο σου και θα βελτιώσεις τις συνήθειες σου και την παραγωγικότητά σου. Μπορείς να κρατάς ένα αρχείο ή να σημειώνεις τι κάνεις κάθε μέρα.

Το αρχείο αυτό προορίζεται για δική σου προσωπική χρήση, οπότε μην αποφύγεις να καταγράψεις τα πάντα. Δεν χρειάζεται να παραλείψεις κάτι γιατί δεν θα υπάρξει κάποια ποινή ή τιμωρία επειδή αφιέρωσες περισσότερο χρόνο σε κάτι που σε έβγαλε εκτός προγράμματος. Θα εκπλαγείς όμως με το χρόνο που καταναλώνεις σε πράγματα που δεν είχες προγραμματίσει και που στην πραγματικότητα δεν σου προσφέρουν άμεση χρησιμότητα. Έτσι όμως θα μπορέσεις να διαχειριστείς καλύτερα το χρόνο σου. Επίσης, θα μπορέσεις να δεις αν κάνεις και σωστή κατανομή του χρόνου. Για παράδειγμα, αν το πρωί είσαι πιο παραγωγικός, τότε πρέπει να κάνεις τις πιο σημαντικές εργασίες κι όχι αργότερα που θα είσαι κουρασμένος.

 

Θέσε ρεαλιστικούς στόχους

Όταν κάνεις κατανομή του χρόνου σου να αντιμετωπίζεις ρεαλιστικά τις καθημερινές σου ανάγκες. Χώρισε το χρόνο σου σε τρεις κατηγορίες: εργασία (δουλειά, σχολή, σχολείο κλπ), ύπνος και προσωπικός χρόνος. Μην ξεχνάς να υπολογίζεις και το χρόνο που χρειάζεσαι για τις μετακινήσεις σου.

Έλεγξε που ξοδεύεις περισσότερο χρόνο απ’ όσο χρειάζεται. Για παράδειγμα ο ύπνος σου δεν θα έπρεπε να ξεπερνάει τις 8 ώρες. Οπότε αν κοιμάσαι πολύ, ξεκίνα να μειώνεις τον ύπνο σου 15 λεπτά ανά εβδομάδα μέχρι να φτάσεις στις 8 ώρες. Αυτό θα γίνει είτε ξυπνώντας 15 λεπτά νωρίτερα είτε με το να κοιμάσαι 15 λεπτά αργότερα.

Αν ανήκεις σε αυτούς που με 6 ώρες ύπνου έχεις γεμίσει ενέργεια, τότε δεν χρειάζεται να διορθώσεις κάτι στον ύπνο σου.

 

Από τα παραπάνω είδες ότι η διαχείριση χρόνου απαιτεί οργάνωση. Αν δεν είσαι και το πιο οργανωτικό άτομο του κόσμου, η αλήθεια είναι ότι θα πρέπει να πιεστείς λίγο στην αρχή. Τα αποτελέσματα όμως θα σε ανταμείψουν.

 

 

Δείτε ακόμη